La performance d’une formation se mesure à la qualité des parcours scolaires et professionnels de ceux qui l’ont suivi !

On en est tous convaincus !  Mais comment suivre efficacement les parcours de milliers d’alumni, dont certains ont quitté l’école depuis plusieurs années ?

Une bonne exploitation de ces informations (au delà des enquêtes obligatoires qui vous sont demandées) permet des gains substantiels pour l’école :

  • Renforcement de l’attractivité de l’établissement avec un discours de preuve
  • Design de diplômes en fonction de l’évolution des demandes du marché du travail
  • Augmentation des financements (Apprentissage, taxe d’apprentissage, mécénat, …) en identifiant l’ensemble des acteurs gravitant autour de l’école
  • Maîtrise des coûts liés à l’acquisition des logiciels

Les données que nous étudions ici sont celles liées aux parcours scolaires et professionnels de toutes les personnes qui sont passées par votre établissement (sans limite de temps).

Nous nous intéresserons spécifiquement :

  • Aux diplômes (formations) passés
  • Aux métiers occupés (en stage, alternance ou en emploi)
  • Aux écoles et entreprises fréquentées

Mais comment gérer toutes ces données ? Comment y voir plus clair ?

Première étape : lister l’existant !

Parmi les éléments de réponse que l’ont peut apporter il y a la cartographie des flux de données liés aux parcours scolaires et professionnels de ses étudiants et anciens élèves, c’est un point clé de la transformation digitale opérée en ce moment même par un grand nombre d’écoles et organismes de formation.

Savoir ce que l’on a déjà entre les mains. Cela parait évident, mais pas tant que cela. Pour vous en convaincre, nous vous proposons un petit exercice :

Prenez des post-it et sur chacun d’eux notez  (exemple ci-contre):

  • Le nom d’un logiciel que vous utilisez et par lesquels transitent des données liées aux parcours de vos étudiants et alumni (soyez exhaustifs)
  • La raison d’être de ce logiciel (usages)
  • Les données qui entrent dans ce logiciel (nom, prénom, classe, options / majeures, …) et leur provenance (cela peut être une personne physique, morale ou un autre logiciel).

Combien de post it avez vous? Peut être déjà trop ? Maintenant, faites faire le même exercice avec tous les services de l’école. Vous arriverez très vite à plusieurs dizaines de logiciels, certains vous étant totalement inconnus.

Deuxième étape  : cartographier les flux de données !

Vous voici en tête-à-tête avec votre écosystème logiciel, cela paraît impressionnant, mais la part la plus difficile du travail a été faite!

Sur chacun de vos post-it vous avez le nom du logiciel, les données entrantes et sortantes. Il ne reste plus qu’a les relier entre eux!

Première étape : Identifier les générateurs de données

Ces générateurs de données sont matérialisés sur le schéma ci-contre en bleu (personnes physiques ou morales extérieures à l’établissement de formation qui fournissent des informations).

Deuxième étape : Faites apparaître les différents logiciels énumérés ci-dessus (vos post it)

Troisième étape : Matérialiser les flux de données circulant par des flèches.

Vous avez devant les yeux votre cartographie des flux de traitement de données !

Troisième étape  : optimiser !

La cartographie du traitement de données n’est en aucun cas figée dans le temps. C’est un outils qui évoluera en même temps que les projets de transformation digitale menée dans l’école. Elle fait le trait d’union entre une vision très technique du logiciel et des attentes des collaborateurs qui se les approprient et développent des usages.

Elle vous permet en quelques instants d’identifier des axes d’amélioration comme : 

  • Des informations redondantes où les même données sont renseignées par les mêmes personnes dans des logiciels différents ?
  • Des logiciels isolés, ne communiquant avec rien ?
  • Des plateformes disposant d’informations parcellaires, incomplètes ou périmées ?
  • Des plateformes ayant le même but, donnant lieu aux même usages (doublon) ?

humanroads vous accompagne dans votre transformation digitale avec des solutions de gestions de données transverses et communicantes : 

  • Collecte régulière qui favorise une donnée récente
  • Accès facilité à la donnée des parcours qui vient challenger le flux de données existant et facilite sa rationalisation
  • Capacité à identifier en un clin d’oeil des parcours répondant à une problématique précise pour chaque service de l’école
  • Restitution dynamique de cette donnée aux élèves, étudiants et alumni qui n’en ont souvent pas la vision
  • Analyses enrichies sur une durée longue au delà de ce que les enquêtes d’insertion permettent

Découvrez nos solutions de collecte et de mise à jour automatique des données liées aux parcours scolaires et professionnels de vos étudiants et alumni.

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